En plus de s`appuyant sur vos politiques et précédents dans l`histoire de votre entreprise, une façon d`être plus cohérente est d`avoir des modèles standard pour documenter les problèmes au fur et à mesure qu`ils se développent. La cohérence doit englober non seulement la documentation, ou même la lettre d`avertissement elle-même, mais les actions de suivi que vous prenez. «Si vous dites, une fois de plus et je vais vous virer, et vous n`avez pas, alors vous avez des ennuis», dit Kane. Vous pourriez très bien perdre votre autorité non seulement aux yeux de l`employé que vous essayez de pénaliser, mais devant le reste de votre personnel. Une lettre de réprimande est délivrée à un employé lorsque le gestionnaire de l`employé, en collaboration avec le personnel des ressources humaines, voit un employé ne faire aucune amélioration après l`encouragement au fil du temps. La lettre suit habituellement le counseling et le coaching par le gestionnaire qui est soigneusement documenté pour s`assurer qu`une trace de papier existe. J`ai hâte de régler cette question à l`amiable. Si, toutefois, vous décidez de ne pas entreprendre le travail de rectification exigé par le (date), j`envisagera de prendre d`autres mesures pour régler la plainte par l`entremise du ministère du commerce ou du Tribunal des différends en matière de construction. Si c`est une petite organisation et que vous voulez vraiment y travailler, donnez-leur un appel une semaine ou deux après que vous avez envoyé le message pour répondre, en particulier si vous avez envoyé ce message sur un vendredi ou juste avant un jour férié. Ne sois pas un parasite. Le PDG d`une petite entreprise dispose d`un large éventail d`outils de gestion de la performance à sa disposition. La lettre d`avertissement est conservée à l`arrière de cet arsenal, seulement dépoussiéré lorsqu`il y a un problème grave ou chronique.

Un exemple de lettre de plainte pour des travaux de construction insatisfaisants. Le ton de la lettre d`avertissement peut également varier considérablement en fonction de la sévérité de l`infraction commise par l`employé. Dans les deux extrêmes, vous pouvez soit créer «une lettre formelle qui est vraiment conçu pour ouvrir la porte pour améliorer la performance de l`employé», dit Williams, ou un «qui est vraiment juste documenter les raisons pour lesquelles vous avez à les laisser aller. Typiquement, une lettre d`avertissement serait précédée de conversations verbales entre l`employé et son superviseur, à la fois lors des examens de rendement et dans le cadre du travail. Cependant, «la communication écrite, par sa nature même, suggère que les choses sont plus sérieuses à ce stade et suggère aussi que peut-être [la] communication préalable du superviseur n`était pas assez clair», dit Steve Kane, un consultant en ressources humaines basé à Hillsborough, Californie. Voici comment rédiger, livrer et suivre une lettre d`avertissement indiquant à un employé de se façonner. Étant donné que les petites entreprises ont souvent des effectifs étroitement tricotés avec des obligations presque familiales, il peut être inconfortable pour un employeur de confronter un employé au sujet de leur comportement, ce qui conduit parfois le gestionnaire ou le PDG à reporter la conversation jusqu`à ce que la conduite devient intolérable.